Papiers perdus, échéances dépassées, perte de revenus… Un changement de locataire peut rapidement devenir un casse-tête pour un propriétaire.
C’est votre cas? Aujourd’hui, plus besoin de classeur encombrant pour tenir à jour vos dossiers. Edwix peut vous aider à tout numériser et centraliser pour vous éviter de perdre de précieuses informations!
Nous vous proposons cet aide-mémoire pour ne rien oublier lorsqu’un de vos locataires quitte l’immeuble à la fin du bail ou cède le bail avant la fin de son terme.
Téléversement de tous les documents utiles dans Edwix
D’abord, téléversez tous les documents reliés à votre immeuble de logements dans Edwix :
- Baux
- Reçus de paiement des locataires
- Modes d’emploi des appareils inclus dans les logements (laveuse, réfrigérateur, chauffe-eau, etc.)
- Assurances
- Garanties des appareils
- Correspondance avec les locataires
- Plans des appartements
- Règlements de l’immeuble
- Formulaires de la Régie du logement
- Factures liées à l’entretien
- Tout autre document utile
Avec Edwix, tout est documenté et sécurisé dans le nuage. Vous gagnez ainsi beaucoup de temps en évitant de chercher des documents dans vos courriels ou vos classeurs.
Réception du préavis du locataire sortant
Normalement, un locataire doit présenter un préavis de non-renouvellement trois mois avant la fin de son bail. Il peut aussi vous proposer une cession ou une sous-location. Ce préavis peut être consigné dans Edwix.
Confirmation de la date de départ
Fixez la date de départ du locataire par écrit. Ce sera l’occasion de vous remettre les clés, de vérifier auprès de cette personne si elle laisse l’appartement en bon état et de confirmer que tous ses paiements sont à jour.
Changement des codes d’accès
Si l’accès à l’immeuble se fait à l’aide d’un clavier numérique, il serait judicieux de le changer lorsqu’un ancien locataire quitte.
Réparations et mises à niveau dans le logement
Effectuez la peinture et les réparations nécessaires afin que l’appartement soit pleinement fonctionnel pour le prochain locataire. Profitez-en pour vérifier les détecteurs de fumée et de monoxyde de carbone et le bon fonctionnement des appareils électriques (éclairage, électroménagers inclus, etc.).
C’est une bonne idée de prendre des photos de l’appartement vide à cette étape, puis de les téléverser dans Edwix pour documenter l’état des lieux. Vous aurez ainsi des preuves tangibles que l’appartement était en bon état lorsque vous le louerez au prochain locataire.
Préparation à la venue du nouveau locataire
Déterminez le nouveau loyer en fonction du marché et des normes de la Régie du logement. Publiez une annonce pour trouver un nouveau locataire. Assurez-vous d’avoir en main un exemplaire du formulaire « Bail de logement ».
Accueil du nouveau locataire
Remettez au nouveau locataire une copie du bail signé. Fournissez-lui également les règlements de l’immeuble (s’il y a lieu), les coordonnées des personnes à contacter, l’horaire des collectes résiduelles et les modes d’emploi en format numérique des appareils fournis (chauffe-eau, laveuse, etc.), s’il y a lieu.
Faites un état des lieux en lui montrant le fonctionnement des équipements. Finalement, remettez-lui les clés et donnez-lui le code d’accès de l’entrée, s’il y a un clavier numérique.
Bref, un changement de locataire n’a pas besoin d’être un casse-tête. Chassez le stress en quelques clics!
Essayez Edwix gratuitement et devenez un as de l’organisation!
